Jak napisać idealny mail w języku angielskim?

E-mail jest elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnego listu, dlatego też generalne zasady pisania e-maili są bardzo zbliżone do tych, jakie rządzą listami. Podobnie jak tradycyjne listy, e-maile dzielimy na formalne i nieformalne.

Jak napisać maila po angielsku? – język formalny czy nieformalny?

Pierwszą rzeczą, jaką musisz zrobić przed napisaniem listu, jest określenie, czy piszemy list formalny, czy nieformalny. W zależności od tego, czy daną osobę znasz czy też nie, powinieneś ocenić, jaką formę należy przyjąć. E-mail zwykle ma odrobinę mniej oficjalny charakter niż tradycyjny list. Nie trzymaj się więc zasady zachowania formalności za wszelką cenę.

Główna różnica między tradycyjnym listem a e-mailem to tytuł. Email, nie tylko ten po angielsku, musi go mieć , ale nie może być on przypadkowy. Nie pisz w tytule „Hello” czy „Important”, bo to niewiele mówi. Spróbuj krótko i jasno napisać, czego dotyczy wiadomość np. „Invitation for a meeting”.

Oficjalny mail po angielsku – jak zacząć?

Następnie pozdrów adresata. W zależności od tego, czy piszesz do znajomego, czy też np. do dyrektora szkoły, musisz zachować odpowiednią formę. Dla przykładu, pisząc maila do kolegi, przywitaj się „Hi Jack” bądź „Hello Jack”, natomiast zwracając się bardziej oficjalnie, napisz:

• Dear Sir,
• Dear Sir or Madam,
• To Whom It May Concern.

Jeśli piszesz do kogoś pierwszy raz, dobrze jest się przedstawić. Jeśli jest to już któryś mail z kolei, warto określić temat korespondencji i podtrzymać kontakt. W tej sytuacji mogą się przydać następujące zwroty:

• My name is… – Mam na imię…
• I am writing with regard to… – Piszę w związku z…
• I am emailing in reference to… – Piszę wiadomość w nawiązaniu do…
• I am contacting you to… – Kontaktuję się z tobą, aby…
• In reply to your email, I would like… – W odpowiedzi na twój e-mail, chciałbym/chciałabym…
• I am writing in connection with… – Piszę w nawiązaniu do…
• I would like… – Chciałbym/Chciałabym…
• How are you? – Jak się masz?
• How’s everything? – Co słychać?
• I was glad to hear from you – Cieszę się, że napisałeś.
• I hope things are going well with you these days – Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku w ostatnim czasie.
• I hope you are well – Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku.
• What’s new? – Co tam u Ciebie nowego?
• I can’t wait! – Nie mogę się doczekać!

Następnie warto wyjaśnić, o co chodzi w Twoim mailu, co chcesz dzięki niemu uzyskać. Staraj się pisać krótkie i zwięzłe zdania. Co więcej, cała wiadomość nie powinna być zbyt długa. 

Jeśli piszesz mail oficjalny po angielsku, unikaj wspomnianych wcześniej skrótów i nie stosuj emotikonów. Bardzo często w angielskim biznesowym odnosimy się do wcześniejszych ustaleń. Warto używać wtedy następujących zwrotów:

• We regret to inform you that… – Z przykrością informujemy, że…
• Please, be informed that… – Informujemy, że…
• Please find the attached file – Przesyłam załączony plik.
• According to the second question… – Jeśli chodzi o drugie pytanie…
• I forgot to add one more thing – Zapomniałem dodać jedną rzecz.
• Please, could you… – Proszę, czy mógłbyś/mogłabyś…?
• We are able to confirm that… – Możemy potwierdzić… (np. pańską rezerwację)
• I would really appreciate if you could… – Byłbym wdzięczny/Byłabym wdzięczna, gdybyś…
• Can you tell me more about…? – Czy mógłbyś/mogłabyś mi powiedzieć więcej na temat…?
• Do you know if… – Czy wiesz…?
• This is an urgent matter – To jest pilna kwestia.
• I wanted to ask you for a favor – Chciałbym/Chciałabym Cię prosić o przysługę.
• We discussed the new proposal and agreed on… – Rozmawialiśmy o nowej propozycji i zgodziliśmy się na…

Zakończenie maila po angielsku – przykłady zwrotów

Na zakończenie maila możesz zastosować następujące zwroty:

• Thanks in advance – Z góry dziękuję.
• I look forward to hearing from you – Z niecierpliwością czekam na Państwa odpowiedź.
• If you have any questions, do not hesitate to contact me – Jeśli masz jeszcze jakieś pytanie, nie wahaj się do mnie napisać.
• Should you have any further questions/In case of any questions, do not hesitate to contact me – Gdybyś miał/miała jeszcze jakieś pytania, nie wahaj się do mnie napisać.
• Thank you for your help – Dziękuję za pomoc.
• Please, feel free to contact me if you have any questions – Proszę, pisz do mnie, gdybyś miał/miała jakieś problemy.
• Let me know if you need anything else – Napisz do mnie, jeśli potrzebowałbyś/potrzebowałabyś czegoś jeszcze.
• Write back as quickly as you can – Odpisz tak szybko, jak tylko będziesz mógł/mogła.
• Hope to hear from you soon – Mam nadzieję, że szybko się „usłyszymy”.
• Have a nice day – Miłego dnia.

Na koniec maila nie zapomnij o pozdrowieniu. Nieformalny mail po angielsku możesz zakończyć tak:

• Regards,
• Thanks,
• Best regards,
• Best wishes,
• Kind regards,
• Best,
• Yours,
• Love.

Kończąc mail formalny napisz na przykład:

• Yours sincerely,
• Yours, cordially,
• Yours faithfully,
• Respectfully,

Pod listem umieść imię i nazwisko (bądź samo imię), stanowisko, nazwę firmy oraz dane kontaktowe, czyli tzw. „stopkę”.

Pisania maila po angielsku – skrótowce

Wraz z postępem technologicznym sposób pisania uległ zmianie. W mailu znacznie częściej spotkasz się z formami skróconymi, ale również z akronimami, czyli skrótowcami, na przykład takimi jak: 

• ASAP (as soon as possible) – gdy tylko będziesz mógł/mogła
• CU (see you) – do zobaczenia
• FYI (for your information) – dla twojej informacji, abyś wiedział/wiedziała
• BTW (by the way) – swoją drogą
• TTYL (talk to you later) – odezwę się później
• BTW (by the way) – tak w ogóle, przy okazji
• IMO (in my opinion) – moim zdaniem
• OMW (on my way) – jestem w drodze
• AFICR (as far as I can recall) – jak sobie przypominam

Mam nadzieję, że udało mi się choć trochę wzmocnić Twój angielski 😊.

Chcesz mówić po angielsku jeszcze lepiej? Zapisz się na newsletter, w którym wysyłam dodatkowe autorskie materiały edukacyjne, oraz skorzystaj z oferty bezpłatnych ebooków, które pomogą Ci w nauce angielskiego.

Na koniec pozwól, że się przedstawię: nazywam się Ewa Karpińska.

Od 2006 roku prowadzę szkołę języka angielskiego HappyHours. Oferujemy indywidualne kursy angielskiego szyte na miarę potrzeb oraz kursy dla firm. Obejrzyj film, w którym opowiadam o mojej szkole, kursach i nauczycielach.

Jeśli masz ochotę rozwinąć swój angielski z jednym z moich lektorów, to zapraszam do kontaktu.

Z przyjemnością porozmawiam o Twoich potrzebach!